Подача и приём заявок на участие в тендере
Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику – организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).
Заказчик может потребовать оригинал конкурсной заявки и несколько ее копий, чтобы обеспечить сохранность документов и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.
Существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере.
- положить в конверт вместе с оригиналом, оформленный определённым образом и запечатать
- запечатать в отдельный конверт (необходимо пометить это на страницах журнала регистрации, а также в расписке).
Заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.
В подаче и приёме заявок участвуют:
- член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера)
- представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.
Описание самой процедуры
Представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Он должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации. Если конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить.
Если заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте, то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.
Представитель заказчика от руки пишет на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись.
Организатор тендера оставляет на конверте пометку о том, что она принята, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается.
Затем в журнале регистрации делается запись о принятии заявки. Затем представитель заказчика пишет расписку об этом для того, чтобы передать её представителю поставщика.
Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.
Похожие статьи:
